Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en leveringen van Orange Online Business, gevestigd te Nederland, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Door het plaatsen van een opdracht of het accepteren van een offerte verklaart de Opdrachtgever zich akkoord met deze voorwaarden.
Artikel 1 Definities
In deze voorwaarden worden de volgende begrippen gehanteerd:
a) Opdrachtnemer: Orange Online Business, een eenmanszaak gevestigd in Nederland, KvK-nummer: 56757719, e-mail wiepke@orangefuture.nl.
b) Opdrachtgever: het accountantskantoor dat een opdracht verstrekt aan Opdrachtnemer.
c) Document: de door Opdrachtnemer te leveren output, bestaande uit een adviesbrief of een toelichting bij de jaarrekening.
d) Adviesbrief: een klantgericht geschreven brief met financieel-analytische inhoud op basis van de aangeleverde intake.
e) Toelichting jaarrekening: een formeel-juridische toelichting bij de jaarrekening, opgesteld conform BW2 en de toepasselijke RJ-richtlijnen voor de opgegeven groottecategorie.
f) Intake: het ingevulde intakeformulier van Opdrachtnemer met de benodigde input voor de generatie van het Document.
g) Conceptdocument: de door Opdrachtnemer geleverde, bewerkbare versie van het Document, ter beoordeling en aanvulling door Opdrachtgever.
h) Kantoorprofiel: het door Opdrachtgever eenmalig ingevulde profieldocument met toon, stijl, uitsluitingen en huisstijlinformatie.
i) Abonnement: de maandelijks terugkerende overeenkomst op basis van een vast volume aan Documenten.
Artikel 2 Toepasselijkheid
1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever.
2. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen.
3. De toepasselijkheid van inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. Indien een bepaling in deze voorwaarden nietig of vernietigbaar is, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
Artikel 3 De dienst
1. Opdrachtnemer genereert Conceptdocumenten met behulp van AI-technologie op basis van de door Opdrachtgever aangeleverde Intake.
2. Opdrachtnemer levert uitsluitend Conceptdocumenten. Het Conceptdocument is een werkdocument ter beoordeling van Opdrachtgever. Het definitieve document wordt door Opdrachtgever zelfstandig gereviewd, aangevuld met klantspecifieke gegevens (naam, aanhef, briefhoofd) en verzonden. De eindverantwoordelijkheid voor de inhoud berust te allen tijde bij Opdrachtgever.
3. Opdrachtnemer garandeert niet dat het Conceptdocument zonder aanpassingen geschikt is voor verzending aan de eindklant.
4. Opdrachtnemer is niet verantwoordelijk voor fiscale, juridische of andere professionele consequenties van het gebruik van een Conceptdocument.
Artikel 4 AI-transparantie en verantwoordelijkheid van de accountant
1. Onze adviesbrief is een concept dat met behulp van AI is opgesteld op basis van de door Opdrachtgever aangeleverde brondata. In de brief en op het bijbehorende scorebord vermeldt Opdrachtnemer dit duidelijk en herkenbaar.
2. Wanneer Opdrachtgever het Conceptdocument naar de eindklant doorzet, draagt Opdrachtgever er zelf zorg voor dat ook de eindklant duidelijk en herkenbaar weet dat het document met behulp van AI is opgesteld. Opdrachtgever is vrij in de manier waarop hij dit doet: door de tekst van Opdrachtnemer over te nemen, door het in eigen woorden uit te leggen, of door het mondeling toe te lichten.
3. Deze afspraak helpt partijen gezamenlijk te voldoen aan de transparantieverplichting uit artikel 50 van de EU AI Act (Verordening 2024/1689).
Artikel 5 Totstandkoming van de overeenkomst
1. Een overeenkomst voor een losse opdracht komt tot stand op het moment dat Opdrachtnemer de ontvangst van een volledig ingevuld intakeformulier schriftelijk bevestigt.
2. Een abonnementsovereenkomst komt tot stand door schriftelijke bevestiging van Opdrachtnemer.
3. Opdrachtnemer is gerechtigd een opdracht zonder opgaaf van reden te weigeren, mits dit tijdig aan Opdrachtgever wordt meegedeeld.
Artikel 6 Intake en aanlevering
1. Opdrachtgever levert de Intake aan via het daarvoor bestemde intakeformulier, volledig en naar waarheid ingevuld.
2. Opdrachtgever is verplicht de Intake te anonimiseren conform het anonimiseringsprotocol van Opdrachtnemer, alvorens deze aan te leveren. Opdrachtnemer aanvaardt geen Intakes met herleidbare persoonsgegevens.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor fouten in het Conceptdocument die voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of niet-geanonimiseerde Intake.
4. Bij een onvolledige of niet-geanonimiseerde Intake is Opdrachtnemer gerechtigd de verwerking op te schorten totdat de Intake correct is aangeleverd. De doorlooptijd vangt in dat geval aan bij ontvangst van de gecorrigeerde Intake.
Artikel 7 Levering en doorlooptijd
1. Opdrachtnemer levert het Conceptdocument als bewerkbaar Word-bestand per e-mail aan het door Opdrachtgever opgegeven leveringsadres.
2. De standaard doorlooptijd bedraagt één werkdag na ontvangst van een complete en geanonimiseerde Intake.
3. Een werkdag is een dag van maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van door Opdrachtnemer gecommuniceerde sluitingsdagen.
4. De doorlooptijd is een streeftermijn, geen fatale termijn. Bij overschrijding als gevolg van overmacht of technische storingen stelt Opdrachtnemer Opdrachtgever zo spoedig mogelijk op de hoogte.
Artikel 8 Kwaliteit en revisiebeleid
1. Opdrachtnemer biedt een eerste-document garantie: indien het eerste Document dat voor een kantoor wordt geleverd niet direct bruikbaar is, wordt het kosteloos herschreven.
2. Bruikbaar betekent voor een adviesbrief: het Document bevat de relevante financieel-analytische inhoud, de gevraagde toon en concrete aanbevelingen conform de Intake. Voor een toelichting jaarrekening: het Document bevat alle verplichte onderdelen voor de opgegeven groottecategorie, sluit aan op de aangeleverde grondslagen en cijfers, en is opgesteld in correcte jaarrekeningstaal.
3. Een revisie wordt gehonoreerd indien het Document aantoonbaar afwijkt van de aangeleverde Intake, feitelijke onjuistheden bevat op basis van de aangeleverde gegevens, een expliciet in de Intake opgenomen onderdeel mist, of uitsluitingen uit het Kantoorprofiel overschrijdt.
4. Een revisie wordt niet gehonoreerd indien Opdrachtgever een geheel andere insteek wenst dan in de Intake opgegeven, het Document wil uitbreiden met informatie die niet in de Intake stond, of de aanpassing uitsluitend betrekking heeft op stijl- of formuleringsvoorkeur.
5. Een revisie wordt verwerkt binnen één werkdag na ontvangst van de toelichting van Opdrachtgever.
6. Ieder document heeft recht op één kosteloos revisieronde. Aanvullende revisies worden in rekening gebracht tegen € 35 per ronde.
7. Feedback op revisies wordt verwerkt in het Kantoorprofiel, zodat opvolgende Documenten direct nauwkeuriger zijn.
8. Een verzoek tot revisie dient uiterlijk 30 kalenderdagen na levering van het Conceptdocument schriftelijk te worden ingediend. Na afloop van deze termijn vervalt het recht op kosteloze revisie.
Artikel 9 Tarieven en betaling
De geldende tarieven zijn vastgelegd in het actuele prijsoverzicht van Opdrachtnemer. Dit overzicht is beschikbaar op verzoek en wordt bij iedere offerte en opdrachtbevestiging meegezonden. Opdrachtnemer is gerechtigd het prijsoverzicht te wijzigen, met inachtneming van het bepaalde in lid 5 van dit artikel.
1. Alle tarieven zijn exclusief btw, tenzij in de offerte of opdrachtbevestiging anders vermeld.
2. Het abonnementsbedrag wordt maandelijks vooraf in rekening gebracht per de 1e van de kalendermaand. Eventuele meerverbruikkosten over de voorgaande maand worden verrekend in de factuur van de daaropvolgende maand. Voor losse opdrachten vindt facturering plaats na levering van het Conceptdocument.
3. Betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.
4. Bij niet-tijdige betaling is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd, alsmede de buitengerechtelijke incassokosten conform de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
5. Opdrachtnemer is gerechtigd tarieven jaarlijks per 1 januari aan te passen, met inachtneming van een aankondigingstermijn van 30 dagen.
Artikel 10 Abonnement
1. Een abonnement heeft een minimale looptijd van één maand en wordt maandelijks stilzwijgend verlengd.
2. Opzegging is mogelijk per het einde van de lopende maand, met inachtneming van een opzegtermijn van 14 dagen, schriftelijk per e-mail.
3. Niet-gebruikte documenten binnen een abonnementsmaand worden niet overgedragen naar de volgende maand en geven geen recht op restitutie.
4. Elk abonnement omvat een maandelijkse gratis extra buffer van vijf documenten (Basis) of tien documenten (Uitgebreid), bovenop het vaste abonnementsvolume. Documenten binnen deze buffer worden niet afzonderlijk in rekening gebracht. Documenten boven de buffer worden afgerekend tegen het geldende meerverbruiktarief.
5. Opdrachtnemer is gerechtigd het abonnement te schorsen bij niet-tijdige betaling.
Artikel 11 Verwerking van persoonsgegevens
1. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de naleving van de AVG met betrekking tot de aangeleverde informatie. Opdrachtgever zorgt ervoor dat de Intake voldoet aan het anonimiseringsprotocol van Opdrachtnemer, zodat geen persoonsgegevens worden aangeleverd.
2. Opdrachtnemer verwerkt uitsluitend geanonimiseerde gegevens en is in beginsel geen verwerker in de zin van de AVG. Voor zover restrisico bestaat, draagt Opdrachtnemer zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen.
3. Opdrachtnemer bewaart aangeleverde intakes niet na levering van het Conceptdocument.
4. Op verzoek van Opdrachtgever stelt Opdrachtnemer een verwerkersovereenkomst beschikbaar, welke als separaat document kan worden overeengekomen.
Artikel 12 Vertrouwelijkheid
1. Beide partijen behandelen alle informatie die zij in het kader van de overeenkomst van de andere partij ontvangen als vertrouwelijk.
2. Opdrachtnemer deelt informatie van Opdrachtgever, inclusief geanonimiseerde intakes, niet met derden, behoudens voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van de dienst of wettelijk verplicht.
3. De vertrouwelijkheidsverplichting geldt voor de duur van de overeenkomst en vijf jaar daarna.
Artikel 13 Intellectueel eigendom
1. Na volledige betaling draagt Opdrachtnemer het auteursrecht op het geleverde Conceptdocument over aan Opdrachtgever.
2. Opdrachtnemer behoudt te allen tijde het recht op gebruik van de onderliggende methoden, werkwijzen en prompt-structuren.
3. Het beoogde gebruik van het Conceptdocument is dat Opdrachtgever het document na eigen beoordeling en aanvulling namens zichzelf verzendt aan de eindklant voor wie het document is opgesteld. Dit gebruik is uitdrukkelijk toegestaan. Opdrachtgever mag het Conceptdocument echter niet doorverkopen als zelfstandig product, licentieren aan andere accountantskantoren of derde partijen, of op enige andere commerciële wijze aan derden ter beschikking stellen, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Opdrachtnemer.
Artikel 14 Aansprakelijkheid
1. Opdrachtnemer levert een Conceptdocument ter beoordeling. De Opdrachtgever is eindverantwoordelijk voor de inhoud die onder zijn naam en verantwoordelijkheid naar de eindklant wordt verzonden.
2. De aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor directe schade is beperkt tot het door Opdrachtgever voor de betreffende opdracht gefactureerde bedrag.
3. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, reputatieschade of schade als gevolg van fouten in de aangeleverde Intake.
4. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit het verzuim van Opdrachtgever om het Conceptdocument te reviewen alvorens dit aan de eindklant te verzenden.
5. De in dit artikel opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer.
6. Het Conceptdocument is altijd een concept-advies. Opdrachtgever is als accountant verantwoordelijk voor de finale controle, validatie en ondertekening voordat het document de eindklant bereikt. Opdrachtnemer levert een werkproduct, geen eindproduct.
7. Voor zover toegestaan onder dwingend recht, waaronder de Product Liability Directive 2024/2853 zoals geïmplementeerd in Nederlands recht, is de aansprakelijkheid van Opdrachtnemer voor schade die voortvloeit uit het gebruik van AI-gegenereerde output beperkt tot directe schade, met inachtneming van het maximum genoemd in lid 2 van dit artikel. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of reputatieschade is uitgesloten.
8. De dienst van Opdrachtnemer is een B2B-dienst gericht op accountantskantoren; de in dit artikel opgenomen aansprakelijkheidsbeperkingen houden rekening met die professionele context. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Opdrachtnemer.
Artikel 15 Opschorting en beëindiging
1. Opdrachtnemer is gerechtigd de uitvoering van een opdracht op te schorten bij niet-nakoming van betalingsverplichtingen door Opdrachtgever.
2. Beide partijen zijn gerechtigd de overeenkomst per direct te beëindigen bij ernstige wanprestatie van de andere partij, mits de andere partij schriftelijk in gebreke is gesteld en niet binnen 14 dagen herstel heeft geboden.
3. Opdrachtnemer is gerechtigd de overeenkomst per direct te beëindigen indien Opdrachtgever in staat van faillissement verkeert of surseance van betaling heeft aangevraagd.
4. Bij beëindiging blijven facturen voor reeds geleverde Documenten onverkort verschuldigd.
Artikel 16 Toepasselijk recht en geschillen
1. Op alle overeenkomsten tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
2. Partijen streven ernaar geschillen in onderling overleg op te lossen. Lukt dit niet binnen 30 dagen na schriftelijke melding, kunnen partijen het geschil voorleggen aan een onafhankelijk mediator alvorens een gerechtelijke procedure te starten.
3. Geschillen die niet in onderling overleg worden opgelost worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van het arrondissement Midden-Nederland.
Artikel 17 Overmacht
1. Opdrachtnemer is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien hij daartoe verhinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt verstaan: elke van buiten komende oorzaak die niet aan Opdrachtnemer kan worden toegerekend en die nakoming tijdelijk of blijvend verhindert, waaronder begrepen storingen in de elektriciteit of internetverbinding, storingen bij toeleveranciers van AI-diensten, overheidsmaatregelen, pandemie of andere buitengewone omstandigheden.
2. Opdrachtnemer stelt Opdrachtgever zo spoedig mogelijk op de hoogte van een overmachtsituatie en de verwachte duur daarvan. Duurt de overmacht langer dan 14 dagen, dan zijn beide partijen gerechtigd de overeenkomst te ontbinden zonder enig recht op schadevergoeding.
Vragen over deze voorwaarden? Neem contact op via wiepke@orangefuture.nl.